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关于2018年度研究生、本、专科生学籍档案、优秀毕业论文及毕业合影照片档案立卷归档工作的通知
来源: 发布时间:2018-11-28  发布人:武迎霞

研究生处、各学院:

根据今年的工作安排,档案馆现开始集中接收2018年度研究生、本、专科生学籍档案、优秀毕业生论文及毕业合影照片档案。请研究生处、各学院务必于12月26日前结束上述档案立卷归档工作。现将有关具体事项通知如下:

一、文件材料立卷归档的范围

(一)2018届研究生、本、专科毕业生学籍、成绩等相关材料及pdf格式电子版;

(二)优秀本科毕业生论文材料及电子版;

(三)毕业生合影照片电子版。

二、立卷归档要求

(一)各单位要充分认识档案工作的重要性,加强领导,统筹安排,做好相关材料的收集、整理,在规定时间内完成立卷工作。

(二)学籍档案以班级为单位组卷,卷内附卷内目录。在有内容页右下角用打码机打印三位页码(001、002……);使用棉线线绳装订时,在左侧三孔一线进行装订,孔径应在3.5mm左右,孔距适中;或使用不锈钢订书钉装订;装订时应注意边距。凡有装订到档案内文字等造成档案破损等情况,均视为不合格档案,档案馆不予接收。

装订方法见附件。

(三)优秀本科毕业生论文以专业为单位,每专业选择1—2份优秀论文装订归档(装订要求同学籍档案),其中包括论文周记、论文等,同时以刻录光盘的方式归档电子版;研究生学位论文全部归档。

(四)2018届毕业生合影照片

1.归档范围:2018届全日制本、专科、研究生毕业合影照片电子版。

2.工作要求:

⑴合影照片档案内容为:照片电子版以及相应文字说明。

⑵毕业生集体合影照片以班级为单位。

⑶照片正上方应有学院、届、专业、班级、摄制时间等信息。

⑷每一张照片必须附有人物排序的文字说明。文字说明包括拍摄时间,院、届、专业和班级名称,并根据照片中人员所在位置,按序填写学生、教师的姓名(有党政职务的须注明职务,无职务的注明“教师”或“班主任”)。格式见附例。

⑸每一张电子版(数码)照片储存格式为JPEG,以“专业(全称)+年级+班级”格式命名。

⑹各单位收集好合影照片后,填写照片档案移交清单,按要求移交至档案馆归档。

例:

澳门葡京体育XX学院XX专业XX级XX班毕业生合影

第四排左起: XXX XXX XXX XXX XXX XXX

XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX

第三排左起:XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX

XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX

第二排左起:XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX

XXX XXX XXX XXX XXX XXX

第一排左起:XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX

XXX XXX

(五)档案装具领取方式:市北校区各单位请到档案馆领取档案装具,黄岛长江路校区、嘉陵江路校区各单位请到本校区学籍管理科领取。

(六)各单位兼职档案员认真审核归档材料是否完整、合格。立卷归档的文件材料须是原件,复印件原则上不得归档。

(七)今年学籍档案继续同步实行网上立卷归档。各单位可登录“档案管理系统”(http://211.64.205.30:8080/),开展网上立卷归档工作。

三、各单位兼职档案人员如有变动,请及时通知档案馆,以便开展有关业务培训。

四、档案的移交:市北校区各单位请于12月26日前将上述档案直接移交至档案馆;黄岛校区各单位请于12月26日前完成装订整理工作,档案馆将于12月27日赴黄岛两校区集中收取。具体时间为:

嘉陵江路校区:27日上午9:00——12:00;

长江路校区:27日下午2:00——5:00。

移交档案时,同时附移交清册一式两份,双方签字,以备查考。

五、移交清册、卷内目录和档案管理系统操作说明请到以下网址下载:http://office.qut.edu.cn/index.php?id=49

六、各单位如有往届毕业生学籍档案、优秀毕业生论文及毕业生合影照片档案未移交档案馆的,请务必按今年规定的档案移交时间内一并完成移交。

地点:图书科技楼1612

电话:85071061

 

档案馆

2018年11月28日



市北校区地址:青岛市抚顺路11号   邮编:266033     长江路校区地址:青岛经济技术开发区长江中路2号 邮编:266520

嘉陵江路校区地址:青岛经济技术开发区嘉陵江路777号   邮编:266520     临沂校区地址:临沂市费县县城东外环1号    邮编:273400